Een kijkje achter de schermen van ShoppingTomorrow - de Kick-Off

Een event organiseren tijdens de pandemie is niet makkelijk. Toch wilden we een event neerzetten van hoge kwaliteit. Onze eventmanager Vera Kurpershoek wist hier gelukkig wel raad mee. Er is gekozen voor een hybride livestream, waarbij een deel van de sprekers live op locatie was, een deel van de sprekers inbelden en de rest van de deelnemers online meekeken. Dat betekende wel dat alles super strak geregeld moest zijn, een paar van de belangrijkste zaken:

1. Een locatie die aanspreekt 
   
   We waren heel erg blij en trots dat we het event bij FonQ mochten houden. Wat is er nou beter dan een locatie midden in een magazijn, het hart van e-commerce? Ze waren zeer gastvrij en dachten goed mee. Een hele fijne samenwerking dus!
    

2. Het inrichten van de studio

   De studio moest er strak uitzien qua decor, maar ook sfeer uitstralen. Een hoge tafel, een bank en een televisie voor de live verbinding met deelnemers en sprekers. Heb je de grote banner van ShoppingTomorrow op de achtergrond zien hangen? Branding hoort er natuurlijk bij. Spotte jij de verschillende ShoppingTomorrow boeken in de uitzending?

3. Oefenen, oefenen, oefenen

   Tijdens een hybride event moet alles kloppen. Je moet zorgen dat online sprekers op het juiste moment aan het woord komen, dat alles binnen de tijd lukt en dat iedereen weet wat hij moet doen. Daarom kwamen alle sprekers aan het einde van de ochtend voor een generale repetitie. 

4. Hup, in de make-up

   Een glimmend hoofd tijdens de opnames? Nee dat kan niet. Vandaar dat er ook is gekozen voor professionele visagie. Dat vergt wel dat er een strakker tijdschema is en iedereen wat eerder aanwezig moet zijn.

5. Interactie is belangrijk

   Als een event gedeeltelijk online is, dan kan het soms lastig zijn om interactie te creëren. We hebben alle deelnemers tussentijds vragen laten beantwoorden. 

6. Een dreamteam achter de techniek

   Zo’n livestream is natuurlijk nergens zonder een goed team dat ervoor zorgt dat alles gesmeerd loopt en er goed uitziet voor de kijker. Zeker in de situatie waarin we sprekers via Zoom realtime vragen stelden, is het belangrijk dat alles goed is ingericht en klopt.   

Wie zijn er eigenlijk onderdeel van het ShoppingTomorrow team ? Inge en Lodi zijn programma managers en namen de presentatie op zich. Simone was op de achtergrond de vragen in de chat aan het beantwoorden, Vera zorgde voor de regie en eventmanagement, Ilona begeleidde de sprekers en Floor volgde alle content om daar vervolgens artikelen van te kunnen maken. De Kick-Off was namelijk exclusief voor deelnemende experts, maar het is wel zo fijn om ook onze andere volgers en de bredere community van digital commerce experts inzichten te kunnen bieden. En Axel Groothuis heeft zich geïntroduceerd tijdens de Kick-Off, hij is al 9 jaar actief betrokken bij ShoppingTomorrow en gaat de expertgroepen coachen.

De volledige wrap-up van de Kick-Off vind je hier. Voor meer inzichten uit de community en de expertgroepen, meld je aan voor onze tweewekelijkse nieuwsbrief! ​

• Arjan Both: "Ga voor een minimal valuable product, want perfect is te laat!"

• Wrap-up ShoppingTomorrow – de Kick-Off 2021: niet langer een kwestie van goede wil, maar een verandering van mindset